Certa vez, em um seminário cujo tema não tinha relação com gerenciamento de projetos, foi afirmado que não há mais necessidade de inovar, renovar e administrar. A justificativa é que com políticas, procedimentos e processos bem desenvolvidos bastaria uma pessoa achar seu lugar na organização e fazer seu trabalho.
Uma maravilha, não? Incrível seria se uma organização descobrisse, num piscar de olhos, todos os detalhes de que precisa para crescer. Bastaria seguir instruções. Nós sabemos que não é bem assim. A realidade para quem é um gerente de projetos ou mesmo um gestor de qualquer outra área, aponta para uma outra perspectiva, bem diversa.
Cada detalhe, procedimento e processo não são muito previsíveis e exigem bastante esforço para levar um projeto ao sucesso. E isso não é problema, porque o sentimento de realização acompanha inovação, renovação e administração.
Confira a seguir três técnicas: inovar, renovar e administrar para gerenciamento de projetos e como aplicá-las no dia a dia. A palavra “técnica” será usada no sentido de “corpo de procedimentos especializados e métodos usados em qualquer área específica, ou o método de desempenho, isto é, a maneira de realizar”.
1. Inovação
A primeira das três técnicas para gerenciamento de projetos tem a ver com inovação. Inovação concentra-se em criar maneiras novas e mais eficazes ou eficientes de fazer coisas que não existiam anteriormente. Quais são algumas das áreas que você poderia aplicar a inovação como gerente de projetos?
1.1 Se você é “novo no trabalho”
Se você é novo em uma determinada empresa então você tem uma grande oportunidade de olhar de maneira objetiva ao redor da organização e apresentar novas maneiras para fazer as coisas.
Existe sempre um período de “lua-de-mel” de um par de semanas até um par de meses quando alguém novo vem a bordo em uma empresa. Esse é o período de tempo que você não pode fazer nada errado. Todos estão encantados com o novo profissional e a sabedoria e o discernimento que ele traz de antigos empregadores e projetos.
Use essa oportunidade para implantar processos e procedimentos inovadores. Por exemplo, existe um sistema de monitoramento de tempo em vigor? Está funcionando o fluxo de informação para que se tomem as decisões corretas nos projetos em andamento?
Você pode também aproveitar esse período de “lua-de-mel” para propor uma solução que preencha essa necessidade. É um grande momento para fazer algo novo quando você está chegando em uma companhia, pois você ainda não foi sugado para todas as reuniões, que tem uma tendência de consumir aproximadamente 80% dos dias de todos os demais.
1.2 Se você ”está lá por um tempo”
Você está na companhia por alguns anos e o período de “lua-de-mel” se esgotou. Está atolado no desenrolar do dia-a-dia de todos os outros e correndo de reunião para reunião. Provavelmente tem algumas cicatrizes ao longo do caminho e sem dúvida colocou pessoas para fora durante o processo.
Dá pra inovar? Sim, mas o truque aqui é que depende mais de como você vende as novas ideias. Você irá sem dúvida se envolver dentro da política da empresa e precisa ter certeza que as pessoas certas entendem suas razões e motivos em implementar algo novo. Então, você precisa encontrar o tempo e os recursos para obter algo novo.
Isso não é um feito pequeno em uma empresa que já está operando com velocidade máxima e espera que conclua o projeto em tempo hábil. Mas é possível, contanto que você venha com uma nova ideia inovadora.
2. Renovação
A maioria das pessoas irá pensar em remodelar uma casa quando pensam em renovação. Existe uma casa, mas pode precisar de reparo. Deixa o que é bom, tira o ruim e troca por uma coisa melhor. A segunda das três técnicas para gerenciamento de projetos enfoca esse tipo de renovação.Quais são as áreas que podem ser renovadas na maioria das empresas?
2.1 Modelos de planos de projetos
Muitos anos atrás, alguém teve a grande ideia de colocar junto os melhores e mais recentes modelos iniciais para trabalhar juntos. Esses modelos funcionaram muito bem… cinco anos atrás.
Desde então, foram colocados na prateleira e não mais atualizados. Muita coisa mudou nesses últimos cinco anos. Essa é uma grande oportunidade para você pensar em renovação. Tire a poeira desses modelos antigos, descarte o que for ruim, mantenha o que for bom e atualize-os para serem ainda muito mais precisos para os novos projetos que estão começando.
2.2 Processos desatualizados
Em uma maneira semelhante ao modelo de plano de projeto, haviam grandes processos e procedimentos que foram colocados em prática há vários anos que estão agora seriamente precisando de renovação. Pessoas estão provavelmente fazendo coisas somente porque sempre as fizeram dessa forma, ou talvez não fazendo alguma coisa importante que precise ser abordada quando as circunstâncias mudam.
Essa é outra ótima área na qual você pode fazer uma grande diferença, levando esses processos mais à frente.
3. Administração
A última das três técnicas para gerenciamento de projetos está ligada com a administração. Esse é provavelmente a menos encantadora das outras duas técnicas para gerenciamento de projetos, mas nem por isso é menos importante. Administração concentra-se em dois pontos essenciais.
3.1 Garantir que os resultados da inovação funcionem corretamente
Se você identificou algo novo que queira implementar como um gerente de projetos na sua empresa, então a última coisa que você quer é quebrar a cara com isso. Por isso, é importante ficar a par da inovação que você introduziu. Para isso, é preciso ter certeza que a inovação está sendo implementada corretamente e produzindo os resultados desejados.
Se não estiver, faça os ajustes necessários. Se estiver funcionando corretamente, então se concentre em deixar os interessados conhecerem os resultados.
3.2 Garantir que a mudança seja aceita
Costuma ser mais desafiador alterar algo que já existe do que introduzir algo totalmente novo. Você precisará ficar na parte da administração para ter certeza que as pessoas estão aceitando as mudanças, foram corretamente treinadas e estão confortáveis com a forma como suas rotinas diárias foram alteradas devido a esta renovação.
Inovação, renovação e administração são três técnicas muito amplas para gerenciamento de projetos. Se você abraçar o espírito das três palavras acima, se encontrará sempre à procura daquelas áreas que você pode mudar e melhorar, assim como a melhor maneira de controlar e monitorar o progresso que tem sido feito.
Agora que você já sabe a importância de inovar, renovar e administrar, compartilhe!
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