A sensação que muitos gestores têm é de que o tempo pode ser sempre melhor aproveitado, principalmente quando se trata de uma equipe de trabalho. Não é à toa que existe a prática de gerenciamento do tempo.
Produtividade e lucro estão sempre relacionados, o que envolve uma boa utilização do tempo de trabalho. Além de cumprir prazos, é preciso garantir a qualidade das tarefas.
Portanto, com base nessa metodologia de gestão, separamos algumas dicas para tornar sua equipe mais produtiva e eficiente. Veja que dicas são essas e insira na rotina da sua empresa!
Crie um sistema de organização de tarefas
Preste atenção, não estamos falando ainda de tecnologias, estamos nos referindo a um método próprio de organização de tarefas, baseado na rotina do negócio/setor.
O que queremos dizer é que cada equipe tem um ritmo e um tipo de função para desempenhar, por isso, o sistema de organização deve ser personalizado e, para dar certo, oficializado.
Logo, o primeiro passo é falar sobre esse sistema abertamente, demonstrando as necessidades de entrega e responsabilidades do setor em relação ao cliente. Depois disso, para oficializar, registre essas regras de funcionamento como um procedimento interno, criando uma espécie de checklist obrigatório.
Utilize ferramentas digitais
Agora, sim, chegou o momento de falar sobre recursos digitais e tecnologias. Para esse passo a passo dar certo, é preciso oferecer condições perfeitas. Portanto, depois de ter o processo escrito, aloque os recursos necessários para cada uma das etapas.
Aqui entra a importância de softwares de gerenciamento de tarefas, os quais oferecem funções como estabelecimento de prazos e comunicação entre equipes.
A dica aqui é: em vez de buscar uma ferramenta para cada processo, invista em apenas um recurso e tenha todas as funções que você precisa.
Ofereça premiações e benefícios pela produtividade
Equipes precisam estar sempre motivadas para serem produtivas. Pensando nisso, um ótimo gestor deve premiar seus colaboradores pelo bom desempenho, criando políticas de incentivo para aqueles que cumprirem metas e prazos.
Trabalhe com mais de um prazo
A procrastinação existe e não dá para negar! Logo, é melhor estar preparado para lidar com ela do que ignorar a sua existência. Uma forma de se preparar é estabelecendo mais de um prazo para as tarefas, utilizando sempre uma abordagem de reforço ao invés de punitiva.
Isto é, você pode criar um prazo inicial, que pode estar associado a benefícios e premiações e um prazo final que, por sua vez, deve ter uma margem de atraso incluída.
Divida as tarefas por grau de dificuldade
Uma solução para evitar atrasos e vencer a procrastinação é fazer as piores tarefas antes e deixar as mais fáceis ou simples por último. Isso ajuda a manter a motivação da equipe em dia e garantir que as atividades mais complexas sejam feitas quando há uma disposição maior para lidar com desafios.
Seguindo uma organização rigorosa e que, ao mesmo tempo, leve em conta a realidade da equipe e suas necessidades, as empresas alcançam uma produtividade maior, influenciando diretamente na rentabilidade dos negócios.
O gestor que quer aproveitar melhor o tempo da sua equipe precisa oferecer condições para que isso aconteça, equilibrando autonomia e responsabilidade, duas características conquistadas por uma gestão automatizada. Dessa forma, sua equipe sempre será motivo de orgulho.
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