O que é OKR e como usá-lo na sua empresa

Toda empresa possui objetivos, metas e ambições necessárias para sua evolução e crescimento. No entanto, fazer o acompanhamento desses objetivos, alinhar as equipes e manter o foco para alcançá-los podem ser atividades difíceis de realizar. Neste post, veremos um pouco sobre a metodologia OKR que irá ajudar a definir, acompanhar e alcançar os objetivos da sua empresa. Confira!

Estabelecer objetivos e metas é algo fundamental e crucial, tanto dentro das empresas quanto em nossas vidas pessoais.

Ter a visão de onde queremos chegar é importante para criarmos motivações e buscarmos crescimento e evolução.

No entanto, esse processo requer atenção, tanto no momento de definição dos objetivos quanto ao longo de todo o processo para alcançá-los.

É importante ter em mãos uma maneira de conseguir acompanhar as atividades, caso contrário torna-se fácil desviar-se do caminho que permitem atingir suas metas.

O que é OKR?

OKR é o acrônimo para Objective and Key Results — Objetivos e Resultados-Chave, em tradução literal — e corresponde a uma metodologia que ajuda as empresas a implementarem suas estratégias e atingirem seus objetivos.

O conceito que conhecemos hoje foi criado pelo então CEO e Co-fundador da Intel Andy Grove, em 1968 e é utilizado até hoje por grandes empresas como o Google.

Basicamente, o OKR é a maneira de uma empresa melhorar a sua produtividade em prol da busca por um objetivo, utilizando ferramentas métricas para rastrear o progresso das atividades.

Dessa forma, a estrutura de um OKR é formada por objetivos, métricas — Key Results — e iniciativas.

Objetivos

Um objetivo é a descrição — de forma qualitativa — de um destino o qual se quer alcançar.

Nesse sentido, podemos dizer que um objetivo é a resposta para a pergunta: “Onde queremos chegar?”

Key Results

As Key Results são as métricas utilizadas para medir o progresso da busca pelo objetivo previamente estabelecido.

Se o objetivo é a resposta para onde se quer chegar, as Key Results são a resposta para a pergunta: “Como saberemos que estamos chegando lá?”

Iniciativas

As iniciativas são as tarefas e ações que devem ser realizadas, que influenciam as Key Results e, consequentemente, ajudam a alcançar o objetivo.

Ou seja, as iniciativas são a parte mais operacional do OKR, sem as quais seria impossível chegar ao destino proposto.

Benefícios do OKR

Implementar a metodologia OKR nas empresas traz diversos benefícios, tanto para a própria organização quanto para as equipes e para os colaboradores, individualmente.

1) Clareza e coesão para a empresa

Um dos principais benefícios do OKR é o aperfeiçoamento da comunicação entre a estratégia da empresa e seus colaboradores.

Para tanto, é importante que o objetivo e as Key Results estabelecidos estejam bem claros para todos os colaboradores.

Dessa forma, as equipes têm exata compreensão de qual o destino onde a empresa quer chegar e o que é necessário fazer para alcançar este objetivo.

Tal coesão dentro da empresa proporciona um movimento único em prol de um propósito e, quando isto acontece, geralmente há resultados impressionantes.

2) Produtividade e foco das equipes

A partir do momento em que há um objetivo claro a ser atingido, todos os esforços e atividades são voltados para ele.

Dessa forma, as pessoas conseguem priorizar suas tarefas, proporcionando mais foco em cada atividade e ação.

É importante sempre ter uma pergunta em mente: “o que estou fazendo está me deixando mais próximo do objetivo?”

3) Colaboração e Motivação

Outro benefício importante é o desenvolvimento da colaboração e da motivação das equipes.

Em muitos casos, as iniciativas de um OKR possuem atividades que precisam do engajamento de pessoas de diferentes áreas. Logo, a colaboração se torna parte importante do processo.

Dessa forma, o OKR proporciona um ambiente mais colaborativo e mais engajado, não somente nas atividades individuais, mas também nas atividades coletivas.

4) Tomadas de decisão mais assertivas

As Key Results de um OKR proporcionam dados importantes para as tomadas de decisão ao longo do caminho.

Como métricas, as KRs são responsáveis por medir o progresso das atividades através de números, informações e dados.

Portanto, qualquer desvio de rota ou imprevisto podem ser contornados com mais assertividade por conta dos dados criados a partir das Key Results.

Este benefício é bastante importante porque traz as decisões para um nível mais racional e menos emocional. Nem sempre o que achamos ser a solução mais apropriada realmente é.

Como criar um OKR?

Apesar de ser um conceito simples, leva certo tempo para conseguir dominar as maneiras corretas de se estabelecer os objetivos e as Key Results para obter bons resultados e conseguir usufruir dos benefícios do OKR.

Existem algumas dicas e orientações para que você consiga criar um OKR que faça sentido para sua empresa ou time.

Identifique um Embaixador e estabeleça uma comunicação eficiente

Antes de mais nada, para implementar o OKR é importante comunicar os funcionários sobre essa metodologia.

Para tanto, é bastante indicado que se estabeleça a figura de um Embaixador. Ou seja, uma pessoa responsável por disseminar os conceitos e garantir que todos os colaboradores estejam treinados.

É importante capacitar as pessoas ensinando os princípios básicos:

• O que é OKR?
• Por que usar?
• Como funciona?
• Esclarecer dúvidas.

Dessa forma, com a comunicação, treinamento e gerenciamento, a empresa consegue com mais facilidade e transparência implementar o OKR em sua estratégia.

Além disso, para utilizar o OKR é importante que a empresa tenha claro qual o desafio que pretende superar e quais os objetivos que irá perseguir.

Sem essas informações — ou se elas não estão claras o suficiente — o OKR não será eficiente.

Prazos para revisão do OKR

O OKR é uma ferramenta viva, portanto é importante revisá-la constantemente para verificar se o objetivo foi ou está sendo atingido e fazer eventuais mudanças de rota.

Dessa forma, o OKR geralmente possui duas revisões: anualmente e trimestralmente. Esta frequência é utilizada porque coincide com os processos estratégicos e de divulgação de resultados da maioria das empresas.

No entanto, dentro das equipes, essa revisão pode e deve ter uma frequência maior.

Em um time, talvez seja importante analisar e revisitar as Key Results todo mês, a cada 15 dias ou até mesmo toda semana. Este acompanhamento é essencial para corrigir erros e tomar decisões com mais agilidade.

O OKR deve ser cascateado

Como visto até agora, o OKR deve ajudar a empresa a conquistar um desafio e alcançar um objetivo.

Vamos pensar, como exemplo, em uma StartUp de aplicativo de entrega de refeições. A empresa possui o seguinte objetivo e Key Results:

Objetivo: tornar-se o aplicativo nº 1 de entregas de comida no Brasil;
KRs: aplicativo mais baixado na APP Store e aplicativo com as melhores parcerias de restaurantes e entregadores.

Dessa forma, o objetivo e KR da empresa ficam muito distantes das equipes e das pessoas. Por esse motivo é importante cascatear esse objetivo por entre as diretorias e gerências, para que se tornem mais tangíveis para os times.

No exemplo acima, as KRs da empresa se transformam em objetivos das diretorias, e as KRs das diretorias se tornam os objetivos das gerências e assim por diante.

Portanto, cascatear o OKR transforma o principal objetivo da empresa em outros objetivos para cada uma das áreas da organização. Dessa forma, os objetivos e KRs ficam mais tangíveis e as equipes conseguem entender o que deve ser feito e qual a contribuição de seu trabalho para o alcance do objetivo organizacional.

Como estabelecer os objetivos

Escrever os objetivos pode parecer uma tarefa simples, mas é importante ter certos cuidados na hora de criá-los.

Nesse sentido, tenha em mente algumas questões como:

• O objetivo é inspirador?
• Ele traz valor para a empresa? Soluciona um problema?
• Este objetivo é alcançável dentro do prazo definido?
• Os objetivos cascateados estão alinhados com o objetivo principal da empresa?

Além disso, para ajudar a estabelecer bons objetivos é importante também entender o que eles não são:

Objetivos não são projetos com tarefas;
Os objetivos não são atividades;
E o mais importante: objetivos não são fáceis de ser atingidos.

Esta última questão talvez seja uma das mais difíceis de se administrar.

Um objetivo tem que ser desafiador, inspirador e que permita que as pessoas deem o melhor de si com inovações, criações e quebrando barreiras.

Portanto, é importante que o objetivo seja ambicioso. Mas não confunda difícil com impossível. Ao mesmo tempo que um objetivo difícil, porém alcançável, motiva as pessoas, um objetivo impossível terá o efeito contrário e as equipes se desmotivarão.

Dicas para escrever objetivos

• não estabeleça mais do que 5 objetivos, sendo 3 um número geralmente ideal;
• evite objetivos que não incentivem inovações ou criações — “manter a receita” e “continuar com o mesmo aplicativo” são alguns exemplos;
• use termos que indiquem uma superação, um ponto de chegada ou um destino — “Ser a empresa com o maior valor de mercado da bolsa de valores”;
• escreva um objetivo claro, sem ambiguidade.

Além disso, escrever objetivos mais específicos transparece tangibilidade e ajuda na produtividade e performance das equipes.

Exemplos:

• Gerar mais receita do que no período anterior;
• Viabilizar a exploração de Júpiter nos próximos 10 anos;
• Ser a primeira empresa a criar carros autônomos.

Como estabelecer Key Results

As KRs são os responsáveis por medir a trajetória até o destino/ objetivo.

Eles são uma ferramenta bastante importante para medir a performance das ações de cada equipe ou pessoa.

Portanto, ao estabelecer as Key Results tenha em mente os seguintes pontos:

• Alto impacto: as KRs devem refletir grandes mudanças e grandes impactos que serão reconhecidos pela empresa mesmo se não forem 100% alcançadas;
• Específico: KRs devem ser específicas e quantitativas, para serem fáceis de acompanhar e analisar sem falsas interpretações;
• Influência: as KRs não devem refletir tarefas que você consiga fazer, mas sim devem contemplar resultados que você pode influenciar.

Dicas para escrever Key Results

• Estabeleça não mais do que 3 KRs por objetivo;
• Pense se a KR ajuda a atingir o objetivo ou a chegar próximo dele;
• KRs são métricas e não atividades, portanto, não devem descrever ações, mas os impactos delas;
• KRs devem ser fáceis de avaliar, medir e evidenciar.

Exemplos:

• Melhorar a taxa de conversão de 15% para 30%;
• Atingir 10 mil visualizações no site;
• Atingir 50 mil downloads em X tempo.

Como estabelecer Iniciativas

As iniciativas são o nível mais elementar do OKR e podem ser traduzidas em atividades e ações que compõem as KRs.

As iniciativas precisam ser:

• Específicas: o time e as pessoas precisam saber exatamente quais atividades precisam ser feitas, sem espaço para ambiguidade ou falsas interpretações. Iniciativas são ações, então devem indicar trabalho a ser feito;
• Sob Controle: diferente das KRs, as iniciativas estão totalmente sob o controle das pessoas e das equipes.

Exemplo:

• Efetuar as pesquisas com os usuários;
• Definir as personas;
• Construir o protótipo X;
• Construir o guia de estilo do aplicativo.

Principais erros ao criar um OKR

Criar um OKR sólido requer experiência, apesar de sua criação parecer simples em um primeiro momento.

Para ajudar na criação de um OKR, além de ter em mão as dicas citadas acima, é importante também tomar cuidado com alguns erros comuns que podem acontecer ao logo do caminho:

• Falha na comunicação: falhar ao comunicar um objetivo pode comprometer a construção das KRs e das iniciativas, impactando a performance das equipes e da colaboração entre elas;
• Bussiness-as-usual OKRs: os OKRs devem estabelecer um destino, uma evolução nos resultados e valores da empresa. Devemos tomar cuidado para que nossos OKRs não reflitam apenas a manutenção do nosso status quo. Os objetivos e as Key Results devem fazer com que as pessoas saiam da atual zona de conforto e busquem aperfeiçoar seus resultados e performance;
• Objetivos de pouco valor: os OKRs devem propor objetivos de alto impacto e que mudem o patamar da empresa. Estabelecer objetivos pouco ambiciosos é desperdício de recursos e esforço;
• Não estabelecer Key Results suficientes: as KRs devem representar tudo o que deve ser medido para que o objetivo possa ser alcançado. Nesse sentido, a falta de uma KR pode ser crucial para que o OKR não funcione. Portanto, pense em todas as KRs relevantes e não deixe métricas importantes de fora.

Diferenças entre OKR e KPI

O mundo dos negócios e da gestão possui diversos conceitos os quais, muitas vezes, acabam se confundindo entre si.

É importante comentar que há diferenças entre OKR e KPI e que os dois conceitos não são excludentes, mas complementares.

KPI é o acrônimo para Key Performace Indicator e é uma ferramenta bastante utilizada para medir a performance de uma atividade ou processo.

Por exemplo: uma atividade tal qual: “efetuar testes da interface com 10 usuários diferentes no período de uma semana”. Para medir a performance dessa atividade, podemos estabelecer um KPI que indique o número de testes feitos vs o número de dias decorridos.

Dessa forma, é possível acompanhar diariamente o desempenho da atividade e analisar se ela está atrasada, adiantada ou conforme o esperado.

Por outro lado, o OKR é uma metodologia que visa uma meta bem mais ambiciosa e agressiva, a partir da estratégia da empresa.

Portanto, um OKR não deve ser visto como um indicador de perfomance. Mas um KPI pode ser utilizado para acompanhar as iniciativas que compõem as Key Results para garantir seus resultados e efeitos.

Utilizando o Trello/Notion para criar seu framework de OKR

Agora que você já conhece os princípios básicos do OKR, pode começar a montar o seu framework e aplicar a metodologia na sua empresa e dia a dia.

Algumas empresas já trabalham com seus próprios frameworks de OKR, sendo eles produzidos internamente ou com a ajuda de de soluções externas, como a Perdoo.

No entanto, o OKR pode ser administrado de uma forma bastante simples, utilizando o ferramentas como o Trello ou o Notion.

Trello

O Trello é uma ferramenta baseada em quadros e que ajuda a organizar e planejar sua rotina e seus projetos.

Nesse sentido, você pode construir o OKR no Trello da seguinte forma:

• Cada lista do quadro é um objetivo;
• Os cards correspondem a uma Key Result;
• Dentro do card você pode construir listas com as iniciativas.

Além disso, para melhorar a gestão do OKR, você pode criar etiquetas que indiquem o status de cada ação.

Trabalhar com o Trello pode ser simples e eficiente para construir OKRs e fazer a sua gestão de forma menos complicada.

Notion

O Notion é uma ferramenta bastante completa.

Nela, é possível trabalhar com quadros, assim como no Trello.

Dessa forma, a criação e gestão de um OKR acontece de forma muito parecida como na ferramenta anterior.

Em uma página Board, você pode colocar cada objetivo em uma coluna, dentro das colunas as Key Results, e dentro das KRs as iniciativas.

Da mesma forma que no Trello, o Notion permite categorizar e identificar o status de cada uma das ações.

É importante lembrar que o Trello e o Notion são somente sugestões de ferramentas para que você comece a utilizar a metodologia OKR.

Mais importante do que definir uma ferramenta é começar a colocar em prática este conceito. No começo, pode ser um pouco difícil descrever bons objetivos, KRs e iniciativas. Mas com a prática você vai pegando o jeito e com o tempo essas construções ficarão mais fáceis e melhores.

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Fonte: https://medium.com